Matrix Kompetensi Karyawan: Contoh dan Cara Buatnya

Perusahaan biasanya mengelompokkan beberapa tim kerja untuk pembagian tugas kerja. Matrix kompetensi sering dimanfaatkan HR (human resource) terhadap para karyawan untuk menciptakan kinerja yang lebih efektif untuk tiap-tiap divisi.

Apa itu matriks kompetensi?

Matrix kompetensi digunakan dalam dunia bisnis untuk menganalisis kemampuan karyawan sebuah perusahaan. Matrix biasanya data yang disajikan dalam bentuk grid dan table untuk memaparkan kemampuan karyawan. Staff HR professional seringkali memanfaatkan matrix sebagai sumber data yang terpercaya.

Sejak pertama kali ditemukan, matrix kompetensi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Saat ini matrix kompetensi sudah bisa diaplikasikan ke dalam program yang terintegrasi. Perusahaan-perusahaan memanfaatkan hasil matrix kompetensi sistem untuk menilai kinerja karyawan dengan akurat. Hasilnya bisa untuk menilai semua karyawan yang ada di perusahaan ataupun untuk menilai tiap-tiap divisi yang bersangkutan.

Matrix Kompetensi Karyawan: Contoh dan Cara Buatnya

Dengan hasil yang jelas dan akurat matrix kompetensi bisa dengan mudah dan cepat dipahami karyawan sehingga mereka bisa segera memperbaiki kesalahan-kesalahan yang mungkin tidak mereka sadari.

Menurut The Balance Careers ada tiga gaya dalam matrix kompetensi, yaitu:

1. Weak matrix

Weak matrik adalah matrix kompetensi yang kewenangan dari manajer proyeknya terbatas sehingga kemungkinan besar para staf tidak akan melaporkan hasil pekerjaan mereka. Jadi weak matrix merupakan matrix kompetensi yang manajer proyek dan manajer fungsional hanya berperan sebagai koordinator saja.

2. Balanced matrix

Dalam balance matrix manajer proyek dan manajer fungsional memiliki kekuasaan sama. Manajer proyek bertugas menentukan semua kebutuhan di dalam proyek. Sementara manajer fungsional bertugas untuk menugaskan karyawan memenuhi semua kebutuhan tersebut. Semua anggota tim harus melapor kepada manajer terhadap progres proyek yang dikerjakan. 

3. Strong matrix

Dalam strong matrix manajer proyek memegang kekuasaan yang paling besar sehingga tiap anggota tim harus selalu memberi laporan tentang hasil kerja mereka.

Cara Buat Matrix

Berikut ini langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk menciptakan penilaian dengan hasil akurat menggunakan matrix kompetensi:

1. Definisi skill harus relevan dengan proyek

Seperti yang sudah dipaparkan di atas bahwa matrix kompetensi sering digunakan staf dan manajer untuk meningkatkan performa karyawan. Biasanya manajer akan memberikan evaluasi terhadap karyawan skill mana saja yang telah hilang. 

Hal ini akan membuat tim kerja terhindar dari konflik dan mampu mengatasi masalah lain. Oleh sebab itu HR dan manajer akan memberi penilaian terhadap kemungkinan yang relevan terhadap proyek yang sedang ditangani. 

2. Anggota tim dinilai berdasarkan level kemampuan

Langkah berikutnya yang harus dilakukan untuk evaluasi tim kerja dalam matrix kompetensi adalah memberi analisis terhadap level skill yang dikuasai sekarang. Memang hal ini sebenarnya bisa ditanyakan secara langsung kepada karyawan akan tetapi untuk mendapatkan hasil yang akurat bisa diperoleh melalui tes kompetensi.

Di dalam penilaian kompetensi ada 4 kategori keahlian yang dinilai yaitu: Tidak memiliki kemampuan/pengalaman, kemampuan dasar, level kemampuan menengah, level kemampuan tinggi/tingkat lanjut.

Namun ada juga perusahaan yang memiliki kategori lain untuk mendapat hasil akurat dari tes tersebut.

3. Menentukan minat sesuai tugas karyawan

Setelah mengetahui level kemampuan karyawan untuk skill proyek yang dibutuhkan selanjutnya Anda harus menilai seberapa besar minat karyawan dalam mengeluarkan keterampilan yang dimiliki ataupun berusaha mempelajari keterampilan baru.

Beberapa karyawan hanya akan mengeluarkan kemampuan mereka ketika dihadapkan pada tugas-tugas penting namun ada juga karyawan yang kesulitan karena tidak mau mengerjakan tugas itu.

Penilaian dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan mengerjakan tugas yang sesuai dengan keterampilan dan minat mereka untuk menghindari rasa jenuh yang mungkin muncul selama mengerjakan proyek. Anda bisa menilai tiap keterampilan pada tiap karyawan sebagai “tertarik” atau “tidak tertarik” cukup dengan cara meminta karyawan memberikan tingkat minat terhadap setiap keterampilan.

4. Menggunakan informasi yang diperoleh dari matrix

Setelah matrix keterampilan diisi selanjutnya Anda bisa menggunakan informasi yang didapat untuk melihat dan menganalisis keterampilan apa yang dibutuhkan dan keterampilan apa yang masih kurang. Langkah selanjutnya kemudian Anda bisa melatih karyawan tentang keterampilan yang dibutuhkan atau merekrut karyawan baru yang sudah ahli di bidang ini.

Contoh Matrik

Berikut adalah contoh pemanfaatan matrix keterampilan untuk menentukan skill yang dibutuhkan dalam sebuah proyek dan karyawan mana yang memiliki skill tersebut.

Berdasarkan tingkat kompetensi

1. Tidak Memiliki Kemampuan/Pengalaman
2.  Level Kemampuan Dasar
3.  Level Kemampuan Menengah
4.  Level Kemampuan tinggi/tingkat lanjut

Berdasarkan tingkat minat

1. Tertarik
2. Tidak tertarik 

Nah, berikut ini adalah contoh metrik berdasarkan perolehan tingkat kompetensi serta berdasarkan tingkat minat:

Team        Data           Project        Marketing     Desain        Computer
divisi     analysis     management                          grafis           systems  
Bela          4/2                  2/1             3/2                 3/2                   2/1
Agus         2/2                  3/2             1/1                 3/2                   4/2
Eva           2/1                  3/2             3/2                 2/1                   4/2
Silvi          3/2                  2/1             2/1                 3/2                   3/1

Manfaat matrix kompetensi

Berikut ini manfaat yang akan diperoleh perusahaan jika menggunakan matrix kompetensi:

1. Memberi masukan terhadap karyawan

Seringkali perusahaan mengalami kesulitan saat hendak memberikan masukan pada para karyawan, akan tetapi matrix kompetensi bisa membantu perusahaan dalam menyampaikan saran, pendapat, hingga kritik terhadap kinerja karyawan menggunakan landasan yang akurat. Di lain sisi pihak karyawan bisa melihat secara langsung penilaian terhadap diri mereka dari tabel yang tersaji sehingga mereka dapat mengembangkan bakat dan memperbaiki kekurangan yang ada.

2. Mengenal kemampuan tim

Karena matrix kompetensi berguna untuk membantu perusahaan dalam menilai dan membangun tim secara keseluruhan maka data-data yang dihasilkan oleh matix kompetensi mampu membantu perusahaan meninjau kemampuan yang dikuasai ataupun kekurangan dari sebuah tim proyek. Kekurangan yang ada bisa segera dilengkapi oleh orang-orang baru untuk melengkapi kekosongan.

3. Memberi gambaran pada klien

Tabel matrix bisa digunakan untuk menarik klien karena tampilannya sangat meyakinkan dan profesional. Klien biasanya akan memberi penilaian terhadap kemampuan para karyawan sehingga perusahaan bisa bernegosiasi dengan klien agar mendapat kontrak kerja. Namun dalam hal ini sebaiknya perusahaan tidak menyembunyikan kekurangan atau kelemahan yang ada pada karyawan.

4. Mencari bakat tersembunyi

Seringkali perusahaan maupun karyawan tidak menyadari bahwa mereka memiliki bakat tertentu. Oleh sebab itu matrix kompetensi bisa memaparkan bakat yang mungkin tidak disadari oleh perusahaan maupun karyawan. 

Jika bakat tersebut bisa memberikan dampak positif bagi perusahaan maka perusahaan bisa membantu para karyawan mengasah bakat mereka melalui seminar ataupun pelatihan-pelatihan. 

5. Lebih hemat biaya

Matrix kompetensi bisa memberi keuntungan pada kedua belah pihak baik untuk karyawan maupun perusahaan. Jika keuntungan yang bisa dinikmati karyawan berupa kelemahan dan skill yang dimiliki sehingga bisa meningkatkan kompetensi mereka maka perusahaan bisa mendapat keuntungan dari segi biaya. Dengan management ini perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lagi untuk membayar tim khusus.

Kesimpulan

Selain digunakan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan yang ada pada karyawan, matrik kompetensi juga bisa digunakan sebagai jalan untuk mengelola perusahaan supaya terus maju dan berkembang. 

demikian ulasan lengkap tentang matrix kompetensi karyawan, contoh serta cara buatnya. Semoga bermanfaat dan terimakasih telah berkunjung ke Dedimuliadi.com

Share :