Cara Mudah Membuat Job Description Yang Efektif

Bagi seorang karyawan sudah tidak asing lagi dengan yang namanya Job Description atau uraian pekerjaan, apalagi karyawan tersebut bekerja di Divisi HR atau Personalia. Job Description merupakan gambaran tentang suatu pekerjaan tertentu yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab serta memberikan pemahaman kepada karyawan tentang pekerjaan mereka.

Sebelum kita membuat Job Description terlebih dahulu dilakukan analisa terhadap pekerjaan, hal ini bertujuan agar kita dapat memahami tentang berbagai posisi atau jabatan pada sebuah organisasi atau perusahaan.

Job Description yang efektif dapat memberikan gambaran yang jelas bagi karyawan untuk melakukan pekerjaan pada suatu posisi atau jabatan. Misalkan ketika karyawan baru saja direkrut, karyawan yang mendapatkan suatu promosi jabatan, atau pun pada saat dilakukan rotasi atau mutasi karyawan.

Cara Mudah Membuat Job Description Yang Efektif 

 

Tidak hanya memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab suatu posisi jabatan, job description juga dapat membantu proses rekrutmen untuk menentukan kualifikasi yang diperlukan. Untuk lebih jelasnya tentang cara membuat serta komponen penting job description apa saja yang harus ada? berikut adalah ulasan terlengkapnya:

Komponen Job Description

komponen apa saja dalam job description? berikut adalah komponen penting yang wajib ada didalamnya:

1. Identitas pekerjaan

Pada setiap Job Description harus diberi nama atau judul ditulis secara singkat dan jelas yang menggambarkan tentang isi, tujuan, ruang lingkup dan tanggung jawab dari pekerjaan itu sendiri. Selain diberi judul ada baiknya juga disertakan dengan ringkasan singkat yang dapat memberikan pemahaman dasar dari pekerjaan tersebut.

2. Tujuan pekerjaan

Menjelaskan tentang bagaimana pentingnya suatu posisi atau jabatan pada perusahaan. Tujuan pekerjaan seharusnya dapat memberikan gambaran tentang peran dan cakupan dari suatu pekerjaan tersebut.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Pekerjaan

Menjelaskan tentang fungsi esensial dari suatu posisi atau jabatan, berisikan uraian tugas dan tanggung jawab yang harus dicapai dalam pekerjaan. Tugas dan tanggung jawab pekerjaan harus dapat menjelaskan mengapa, bagaimana, di mana atau seberapa sering tugas dan tanggung jawab tersebut dilakukan.

Kemudian jika tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang ada unsur pengawasan sebaiknya dijelaskan tentang tanggung jawab pengawasan tersebut serta bagaimana melakukan pengelolaan terhadap karyawan yang berada dibawah pengawasannya. Dan penting juga untuk memberikan penjelasan tentang posisi di mana karyawan tersebut berada dalam hierarki struktur organisasi perusahaan.

4. Kualifikasi yang Diperlukan

Menjelaskan tentang tingkat persyaratan pekerjaan yang diperlukan seperti pendidikan, pengalaman, pengetahuan, keterampilan, kemampuan, atau sertifikasi khusus yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.

Kualifikasi pada sebuah Job Description dapat membantu perusahaan dalam menentukan karyawan yang tepat untuk mengisi suatu posisi atau jabatan. Dengan kata lain karyawan tepat yang berada pada suatu posisi atau jabatan akan mampu mencapai target pekerjaan yang diberikan, keberhasilan ini bisa dilihat dari perolehan hasil performance appraisal (penilaian kinerja).

Ulasan diatas adalah menjelaskan lengkap tentang komponen-komponen yang wajib ada pada job description. 

Contoh Job Description Departement HR

Berikut ini adalah contoh sederhana job description Departement HR:

• Identitas Jabatan

Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yaitu dalam hal pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia.

• Atasan    

atasan baik secara langsung maupun tidak langsung

• Tanggung Jawab Koordinasi

tanggung jawab koordinasi baik secara langsung maupun tidak langsung

• Hubungan Kerja Pejabat Lain

hubungan kerja baik intern maupun ekstern

• Tugas dan Tanggung Jawab 
  

A. Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka  panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

B. Merencanakan dan mengkoordinasikan tenaga kerja perusahaan , melakukan koordinasi ke Dept lain dalam hal rencana permintaan karyawan, merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil Tes awal serta mengatur jadwal interview lanjutan (User dan pimpinan) agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana dan untuk mendapatkan SDM yang kompeten.

C. Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan pogram pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target dan tingkat kemampuan serta kompetensi setiap karyawan.

D. Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan, dan system informasi SDM untuk memastikan tersedianya dukungan yang optimal bagi kelancaran operasional perusahaan.

E. dan lain sebagainya.

• Wewenang

menjalankan dan mengontrol peraturan yang berlaku diperusahaan.

• Kualifikasi :

- Usia Min. : 30 tahun / relatif
- Pendidikan Min. : Sarjana (S-1).
- Pengalaman kerja : Minimal 3 tahun,
- Keahlian Khusus :  Development, komunikasi.Leadership,  problem solving.

Nah, selanjutnya akan kita bahas bagaimana tips dalam membuat job description

Tips Menulis Job Description

Bagaimana cara membuat job description yang lebih baik dan menciptakan pemahaman yang jelas terhadap suatu posisi atau jabatan. Berikut ini adalah beberapa tipsnya:

Bahasa Yang Digunakan

Tulislah dengan gaya bahasa yang ringkas dan sederhana, sehingga dapat meningkatkan pemahaman karyawan yang ada atau pun calon karyawan yang akan memulai pekerjaanya. Hindari penggunaan bahasa atau istilah-istilah ambigu yang mengakibatkan salah dalam memahami pekerjaan tersebut.

Terstruktur

Dibuat secara rapi, terstruktur, dan tidak melakukan pengulangan kalimat yang memiliki kesamaan makna akan terlihat profesional. Hal ini tentu akan menjadi suatu nilai tambah yang sangat positif bagi perusahaan yang akan menjaring kandidat-kandidat unggul untuk tertarik dan bergabung pada perusahaan tersebut.

Fokus Pada Kegiatan Utama

Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam membuat job description adalah berfokuslah pada kegiatan-kegiatan penting dan utama yang potensial. Hilangkan tugas-tugas yang tidak diperlukan atau tugas yang hanya sesekali dikerjakan, maupun tugas yang bersifat sebagai tugas tambahan.

Uraian diatas adalah informasi selengkapnya yang mengulas tentang bagaimana cara mudah dalam membuat job description secara efektif. Terimakasih dan semoga bermanfaat.

Share :