Monitoring Pencapaian KPI, Bagaimana Cara Melakukannya?

Monitoring KPI (key performance indicator) - Saat memberikan penilaian kinerja karyawan pada akhir tahun atau di akhir semester sering para atasan kebingungan dalam memberikan nilai ke bawahan atau anggotanya. Hal ini biasanya terjadi karena sistem manajemen kinerja pada perusahaan tersebut tidak berjalan dengan baik. 

Oleh karena itu saat periode penilaian kinerja atasan sudah lupa dan tidak ingat lagi terhadap hasil pencapaian kinerja anggotanya selama periode penilaian tersebut. Apalagi seorang atasan yang memiliki anak buah misalnya sepuluh orang atau bahkan lebih dari dua puluh orang. Hal ini tentu susah bagi atasan untuk mengingat pencapaian kinerja dari masing masing  anggotanya tersebut.

Sehingga pada saat penilaian tersebut muncullah angka penilaian yang dilaporkan tidak sesuai dengan kenyataan atau sering disebut orang dengan istilah nilai siluman. Nah, bagaimana agar hal tersebut tidak terjadi di perusahaan anda ? artikel berikut ini akan membahas tentang bagai mana cara monitoring pencapaian KPI , dengan harapan semua pencapaian kinerja karyawan akan tercatat dan termonitor sesuai dengan riil dan apa adanya.

Cara Monitoring Pencapaian KPI

Tujuan Dan Manfaat Monitoring KPI

Ada beberapa tujuan dan manfaat dari melakukan monitor pada setiap penilaian karyawan diantaranya adalah sebagai berikut :

Yang pertama adalah untuk memperoleh nilai yang benar benar objektif yaitu nilai yang diberikan berdasarkan hasil pencapaian yang sesungguhnya.

Tujuan dan manfaat selanjutnya dalam memonitor KPI yaitu ketika ada temuan kesalahan atau menyimpang dari sasaran kinerja karyawan, saat yang bersamaan atasan selain dapat melakukan pencatatan dapat juga langsung memberikan arahan untuk dilakukan perbaikan, hal ini tentu akan berdampak positif terhadap perubahan kinerja anggota saat itu juga dan dimasa yang akan datang. 

Tahapan Dalam Monitoring Pencapaian KPI

Setelah kita memahami tujuan dan manfaat melakukan monitor KPI, yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana sih cara monitornya? agar penilaian kinerja karyawan tercatat dan terdata dengan baik dan benar.

Apa itu pencapaian KPI? Setiap KPI akan diberi target yang relevan sesuai dengan sasaran kinerja sehingga karyawan mampu dalam meraihnya. Antara target dan realisasi tidak memiliki gap yang terlalu tinggi atau perolehan skor sesuai dengan target yang diberi.

1. Sosialisasi KPI

Langkah yang pertama sekali adalah tentu kita harus membuat KPI nya terlebih dahulu. Sebelum melakukan monitor terlebih dahulu  kita sudah  membuat dan menyusun KPI untuk seluruh karyawan atau anggota yang berada dibawah jajaran kita, dan sebelum KPI tersebut dijalankan para atasan wajib untuk mensosialisasikan KPI ke karyawan yang berada di bawah jajaranya.

Dan bukan hanya sekedar sosialisasi, namun atasan wajib juga memberikan salinan KPI tersebut ke bawahannya. Tujuan dilakukan sosialisasi adalah agar para karyawan dapat mengetahui sasaran kinerja dan akan berusaha untuk pencapaian  KPI mereka masing – masing, kemudian atasan juga di mudahkan dalam  melakukan monitor dan penilaian karena tidak akan ada lagi perdebatan antara penilai dan yang dinilai.

2. Buat Form Monitoring

Form monitoring merupakan salah satu dokumen pendukung terhadap objektifnya penilaian dari KPI. Form ini terdapat data - data seperti hari/ tanggal dan bulan, serta KPI yang akan yang akan di pantau pencapaianya melalui form monitoring tersebut. Nah, untuk form monitoring nya dapat dirancang dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing ya!

Pada form monitoring  akan dilakukan penginputan data atau informasi informasi terkait hasil temuan maupun pencapaian terhadap kinerja karyawan. Pengisian form monitoring ini dapat dilakukan setiap hari dan dapat juga diisi sekali dalam seminggu atau pada setiap temuan maupun pencapaian terhadap kinerja karyawan.

Kemudian tugas para atasan selanjutnya adalah " Konsisten " dalam melakukan monitoring terhadap pencapaian KPI masing - masing anggotanya.  Disilah akan terlihat keseriusan dan komitmen bersama yang dibutuhkan sehingga penilaian yang dilakukan akan benar – benar objektif.

3. Proses Monitoring

Tahap selanjutnya adalah proses monitoring yaitu menginput setiap hasil pencapaian kinerja karyawan kedalam form monitoring yang telah disiapkan sebelumnya. Sebagai contoh misalkan job description pada seorang staff HR yang bertugas melakukan pendataan terhadap absensi karyawan, KPI staff HR tersebut  misalkan “persentase akurasi data absensi karyawan”.

Nah, KPI yang dinilai disini adalah akurasi dalam pengimputan data absensi yang meliputi data kehadiran, data izin, data cuti, maupun data jumlah keterlambatan kehadiran karyawan. Dalam satu bulan data ini direkap setiap hari atau setiap minggunya.

Nah bagaimana cara atasan melakukan monitoring terhadap KPI tersebut?

• Atasan dapat melakukan proses monitoring pada setiap temuan ketidaksesuaian terhadap pencapaian kinerja staff HR tersebut. Misalnya ditemukan kesalahan input data absensi oleh staff HR tersebut. atau berdasarkan komplen dari karyawan lain.
• Setiap temuan tersebut direkap pada form monitoring penilaian sehingga akan termonitor semua pencapaian kinerja dari anggota atau bawahan.
• Dan pada akhirnya nilai yang diperoleh dari anggota atau bawahan tersebut adalah nilai yang benar benar nyata. Nah inilah yang dapat kita katakan nilai yang benar benar objektif dalam proses Performance Appraisal (penilaian kinerja).
  

Demikian penjelasan selengkapnya yang membahas tentang cara melakukan  monitoring pencapaian KPI sehingga dapat menghasilkan penilaian yang benar benar objektif. Terimakasih dan semoga bermanfaat.

Share :