Delapan Tahapan Dalam Menyusun KPI Karyawan

KPI (key peformance indicators) merupakan Tolak ukur yang di gunakan untuk mengevaluasi  tingkat keberhasilan kinerja individu karyawan , Unit/ Departement, dan Corporate/Organisasi.

KPI merupakan hal yang penting dan sangat dibutuhkan oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Dengan adanya KPI perusahaan dapat mengetahui hasil dari pencapaian kinerja pada Performance Appraisal setiap karyawannya. Yang mana hal ini merupakan bagian dari System Performance Management.

Nah bagaimana cara menyusun KPI karyawan..? Mari kita simak penjelasan lengkap berikut ini tentang tahapan – tahapan dalam menyusun KPI:

Delapan Tahapan Dalam Menyusun KPI Karyawan

 

1. Job descriptioan

Tahapan yang paling utama sekali adalah mengetahui  Job description  karyawan, dan harus lah yang terbaru atau sudah dilakukan update.

Kenapa Job description penting untuk dilakukan update terlebih dahulu..? supaya kinerja yang dinilai sesuai dengan yang sebenarnya saat sekarang ini.

2. Area Kinerja Utama

Job description yang dimiliki masing – masing karyawan diambil atau dipilih yang utama atau  yang intinya saja , misalkan pada suatu posisi atau jabatan terdapat banyak uraian tugas, nah dari banyak uraian tugas tersebut dipilihlah beberapa uraian tugas yang merupakan tugas pokok yang akan dijadikan area kinerja utama.

Kita contohkan Job description dibagian "HRD" nah, pada bagian hrd yang menjadi Area kinerja utamanya adalah Recruitment, Training and Development, Peformance management, Employee retention and productivity, dari 4 area kinerja utama ini lah yang nantinya akan kita ukur nilai pencapaiannya.

3. Tentukan Objective pada setiap aktifitas

Setelah kita tentukan area kinerja utama tersebut, kemudian kita buat objektive pada setiap aktifitasnya. Objektive ini merupakan target, sasaran, atau tujuan dari perusahaan yang harus dicapai oleh setiap karyawan.

Pada setiap area kinerja utama tersebut dapat memiliki satu atau dua objektive tergantung pada sasaran apa saja yang ingin dicapai atau berdasarkan besaran ruang lingkup dari Job description atau area kinerja utama.

Misalkan pada area kinerja utama “Recruitment” bisa kita buat menjadi dua bagian objektive nya yaitu:

“pemenuhan karyawan tepat waktu sesuai MPP” dan “perolehan SDM yang kompeten”

4. Tolak ukur Kpi

Setiap objektive harus kita tentukan tolak ukur atau parameternya, tolak ukur atau parameter setiap objektive adalah merupakan cara untuk mengetahui pencapaian hasil kinerja berdasarkan sasaran atau tujuan yang telah ditentukan.

Agar pencapaian KPI dapat maksimal bagi setiap karyawan, maka sebaiknya jumlah KPI pada masing masing karyawan hanya berkisar antara lima  sampai dengan tujuh KPI saja, sehingga memudahkan  bagi karyawan menjadikan kpi nya prioritas dalam melakukan pekerjaan.

5. Bobot

Langkah selanjutnya adalah menentukan bobot, dalam menentukan bobot perlu kita perhatikan kriteria sebagai berikuti :

• Tingkat Prioritas

  Dalam sebuah pekerjaan memiliki tingkat prioritas yang berbeda - beda, nah untuk menentukan bobot penilaian ditentukan oleh sejauh mana tingkat prioritas dari pekerjaan tersebut, semakin tinggi prioritas suatu pekerjaan tersebut maka semakin besar pula bobot penilaiannya,

• Tingkat kesulitan

  Sama halnya dengan pemberian bobot penilaian pada tingkat prioritas sebuah pekerjaan, tingkat kesulitan pekerjaan dalam pencapaian target juga akan mempengaruhi besar atau kecilnya bobot penilaian. Untuk pekerjaan - pekerjaan yang sulit pencapaiannya maka bobot yang diberikan juga semakin tinggi.

• Tingkat kredibilitas 

  Tingkat Kredibilitas (data pencapaian tidak mudah dimanipulasi) juga menjadi penentu besaran bobot nilai yang akan diberikan, semakin kredibel data pencapaiannya maka bobot nilai yang diberikan juga semakin tinggi pula.

Masing – masing KPI memiliki bobot nilai yang berbeda–beda berdasarkan kriteria diatas , namun jumlah atau total dari keseluruhan bobot adalah seratus persen.

6. Penentuan Target

Dalam penetuan target yang harus dicapai kita dapat menggunakan langkah atau metode SMART sebagai berikut:

• Spesifik

  Penetapan target harus bersifat spesifik, misal nya kita jelaskan batas waktu dalam pencapaian kinerja tersebut. Sebagai contoh pemenuhan karyawan dalam proses rekrutmen adalah " dalam waktu 45 hari".

• Measurable

  Target atau sasaran yang diberikan haruslah jelas dan terukur. Target harus kita tuangkan dalam bentuk angka atau persentase misalnya return on investment sebuah event "100%", atau misalnya lagi target program yang akan dijalankan dalan satu tahun misalnya "10 program". Nah, angka seratus persen atau angka sepuluh tersebutlah yang akan dituliskan pada kolom target KPI tersebut.

• Achiveable

  Dapat tercapai, challenging namun masih bisa tercapai. Artinya target yang diberikan masih dalam batas kewajaran dan kemampuan karyawan.
  

• Relevan

  Target harus relevan dengan sasaran kinerja  yang telah disusun.

• Time

  Target sebaiknya juga diberikan batasan waktu  misal "satu bulan", atau " tiga bulan".

Dengan menggunakan metode SMART ini harapannya adalah agar realisasi atau pencapaian hasil yang diperoleh sesuai yang ditergetkan perusahaan atau hasil yang diperoleh setidaknya mendekati target.

7. Penentuan skor

Dalam penentuan  skor harus kita kenali terlebih dahulu jenis dari KPI nya, apakah KPI maximize atau KPI minimize.

Berikut adalah contoh dalam penentuan skor berdasarkan KPI maximize dan KPI minimize :

• KPI Maximize 

  Dimana pencapaian makin tinggi maka makin bagus nilainya contoh : laba, jumlah pelanggan baru, jumlah barang yg diproduksi, dan lain - lain, berikut adalah rumus perhitungan skor untuk kpi maximize :

  Realisasi / target x 100

• KPI Minimize  

  Dimana pencapaian semakin rendah maka semakin baik atau semakin bagus nilainya contoh : jumlah komplain, jumlah temuan audit, jumlah keterlambatan, rasio biaya, dan lain - lain, berikut adalah rumus perhitungan skor untuk kpi minimize:

   Target / realisasi x 100

8. Nilai Akhir KPI

Nilai akhir merupakan nilai yang diperoleh dari pencapaian masing – masing KPI. Rumus untuk nilai akhir adalah:

            Skor dikali Bobot.

Berikut dibawah ini adalah contoh tabel KPI (key performance indicator) yang dapat Anda jadikan sebagai pedoman dalam membuat KPI.

Dalam Performance Appraisal, penilaian berdasarkan KPI inilah yang bisa dikatakan nilai yang benar benar objektif karena memiliki tolak ukur yang jelas berdasarkan job description.

Demikianlah penjelasan lengkap tentang Tahapan dalam menyusun KPI Karyawan agar penilaian karyawan dapat bersifat objektif. Terimakasih dan semoga bermanfaat.

Share :